Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO
Diese Vereinbarung gilt zwischen dem TableFlow-Kunden als Verantwortlichem („Kunde“) und Raphael Konoz, Brahmsstraße 7, 86690 Mertingen, als Auftragsverarbeiter („TableFlow“). Sie wird Bestandteil des Nutzungsvertrags, sobald der Kunde TableFlow zur Verarbeitung personenbezogener Daten seiner Gäste, Beschäftigten oder Ansprechpartner einsetzt.
1. Gegenstand und Dauer
TableFlow verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Bereitstellung der digitalen Speisekarte, QR- und Tischsitzungen, Bestellverwaltung, Teamverwaltung, Analysen, Support- und Sicherheitsfunktionen. Die Verarbeitung dauert für die Laufzeit des Nutzungsvertrags und bis zur Rückgabe beziehungsweise Löschung der Auftragsdaten.
2. Art und Zweck der Verarbeitung
Die Verarbeitung umfasst insbesondere Erheben, Erfassen, Strukturieren, Speichern, Auslesen, Übermitteln, Bereitstellen, Ändern, Einschränken und Löschen innerhalb der TableFlow-Plattform. Eine Verarbeitung zu eigenen Werbezwecken findet nicht statt.
3. Betroffene Personen und Datenarten
| Betroffene | Datenarten |
|---|---|
| Restaurantgäste | Optionale Namen, Tischkennung, Bestellpositionen, Preise, Hinweise, Status, Zeitstempel, zufällige Sitzungskennungen |
| Mitarbeiter des Kunden | Name, E-Mail, Rolle, Login- und Sicherheitsdaten |
| Inhaber und Ansprechpartner | Kontakt-, Vertrags-, Tarif-, Abrechnungs- und Supportdaten |
Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sind nicht vorgesehen und dürfen nicht in Freitextfeldern eingetragen werden.
4. Weisungen
TableFlow verarbeitet Auftragsdaten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden, soweit keine gesetzliche Pflicht entgegensteht. Der Nutzungsvertrag, die Konfiguration durch den Kunden und Supportanfragen gelten als dokumentierte Weisungen. Hält TableFlow eine Weisung für rechtswidrig, wird der Kunde hierüber informiert und die Ausführung bis zur Klärung ausgesetzt.
5. Pflichten von TableFlow
- Vertrauliche Behandlung und Zugriff nur für berechtigte Personen
- Unterstützung bei Betroffenenanfragen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und Behördenanfragen im angemessenen Umfang
- Unverzügliche Information über bekannt gewordene Verletzungen des Schutzes von Auftragsdaten
- Führung der gesetzlich erforderlichen Nachweise
- Löschung oder Rückgabe nach Vertragsende, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht
6. Pflichten des Kunden
Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die Information seiner Gäste und Mitarbeiter, die Richtigkeit seiner Weisungen, geeignete Löschfristen und die Bearbeitung von Betroffenenrechten verantwortlich. Er informiert TableFlow unverzüglich, wenn ihm Fehler oder Datenschutzverletzungen auffallen.
7. Technische und organisatorische Maßnahmen
- TLS-verschlüsselte Übertragung
- Passwörter ausschließlich als sichere Hashwerte
- Rollen- und mandantenbezogene Zugriffskontrollen
- Schutz schreibender Vorgänge durch CSRF-Token
- Begrenzung fehlgeschlagener Anmeldungen und Sitzungsablauf
- Protokollierung kritischer Verwaltungsaktionen
- Validierung von Eingaben und Upload-Dateitypen
- Logische Trennung der Daten unterschiedlicher Restaurants
- Regelmäßige Aktualisierung sicherheitsrelevanter Komponenten
Die Maßnahmen werden entsprechend dem technischen Fortschritt weiterentwickelt. Das Sicherheitsniveau darf dabei nicht abgesenkt werden.
8. Weitere Auftragsverarbeiter
| Dienstleister | Leistung und Ort |
|---|---|
| Hostinger; vertraglich zuständige Hostinger-Gesellschaft gemäß Kundenkonto | Hosting, Infrastruktur und gegebenenfalls E-Mail; EWR sowie mögliche weitere Standorte nach Hostinger-DPA und Standardvertragsklauseln |
| Foundata GmbH, Karlsruhe | Erzeugung statischer QR-Code-Grafiken; Deutschland |
Der Kunde erteilt eine allgemeine Genehmigung für diese Unterauftragsverarbeiter. Über wesentliche Änderungen informiert TableFlow vorab in geeigneter Form. Der Kunde kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen.
9. Nachweise und Kontrollen
TableFlow stellt dem Kunden die zur Prüfung der Einhaltung erforderlichen Informationen zur Verfügung. Kontrollen sind nach angemessener Vorankündigung während üblicher Geschäftszeiten möglich, vorrangig durch Dokumentenprüfung. Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowie Daten anderer Kunden sind zu schützen. Entsteht durch eine nicht anlassbezogene Kontrolle erheblicher Aufwand, kann dieser nach vorheriger Abstimmung berechnet werden.
10. Rückgabe und Löschung
Nach Ende des Vertrags löscht oder anonymisiert TableFlow die Auftragsdaten nach Weisung des Kunden, sofern keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Nachweisinteressen entgegenstehen. Daten in Sicherungskopien werden mit dem regulären Überschreibungszyklus entfernt und bis dahin nicht produktiv verwendet.
11. Haftung und Vorrang
Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO sowie ergänzend der Hauptvertrag. Bei Widersprüchen zu datenschutzrechtlichen Fragen hat diese Vereinbarung Vorrang. Im Übrigen bleiben die AGB und individuellen Vereinbarungen bestehen.